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La Digital Workplace : des avantages pour l’entreprise et les salariés

Transformation numérique 13 décembre 2021
Publié par : Farid Benttehamy

La pandémie a accéléré le développement de nouveaux modes de travail (co-working, télétravail, flesk-desk et travail collaboratif). Les organisations y répondent par la mise en place d’un environnement de travail 2.0.

Tour d’horizon des outils et des usages en vigueur dans la Digital Workplace.

La Digital Workplace : des avantages pour l’entreprise et les salariés

« Plateforme digitale », « Environnement Numérique de Travail (ENT) », « portail collaboratif », « espaces collaboratifs », « base de connaissances » ou « réseau social interne », la Digital workplace est féconde en appellations.

Réduits ou plus étendus, ces environnements numériques de travail partagent quatre mêmes finalités :

  • améliorer la communication et la satisfaction des salariés,
  • favoriser l’intelligence collective et accroître la productivité,
  • améliorer la gestion de l’information dématérialisée et la volonté de servir les besoins de tous les collaborateurs,
  • donner à la transformation numérique une dimension plus humaine.

Accompagner la mise en place d’une Digital workplace

Suite logique pour les entreprises ayant déjà accompli leur transformation numérique, le lancement d’une Digital workplace suppose un accompagnement des salariés utilisant des outils et des méthodes de travail plus traditionnels. L’utilisation au quotidien d’une plateforme collaborative implique un changement profond des habitudes de chacun. Les équipes doivent comprendre les enjeux de ce nouveau concept de travail. La communication, l’écoute, l’implication et la formation sont donc essentielles pour emporter l’adhésion de tous.

Les questions des salariés doivent trouver réponse. Autre gage de réussite du projet : impliquer les salariés dans la conception de la Digital workplace. Consultés, ils se montreront plus motivés, se familiariseront plus rapidement avec leur nouvel espace de travail numérique et aideront à convaincre des collègues plus réticents.

Enfin, il est indispensable de prendre en compte l’hétérogénéité des profils en matière de pratique numérique. Interagir efficacement avec un Environnement de Travail Numérique s’apprend. Webinaires, e-learning, formation en présentiel, tutorat : les dispositifs de formation sont variés, à l’entreprise d’établir un programme de formation dédié pour les salariés en place mais aussi pour chaque nouvel arrivant.

Décrypter des enjeux de productivité

La mise en place d’un Environnement Numérique de Travail est un changement d’envergure pour l’entreprise. Amorcer ou poursuivre par ce biais la transformation numérique de l’entreprise doit répondre à des objectifs stratégiques précis d’augmentation de productivité, de résolution optimisée de problèmes ou d’optimisation de la communication. A terme, l’utilisation de la Digital workplace doit se révéler profitable à l’ensemble des salariés mais aussi aux clients et fournisseurs de l’entreprise.

La planification de ce nouvel espace de travail centré sur l’utilisateur nécessite donc une vision globale. L’étude des besoins de chaque service et l’identification des outils déjà utilisés par les employés est un préalable indispensable pour que les décisions portant sur l’apparence de l’interface, l’architecture de l’information, l’intégration de logiciels et applications soient cohérentes. La conception d’une digital workplace implique une vision transverse qui peut fédérer la gouvernance, les équipes de la DSI, les ressources humaines et les responsables des différents métiers (marketing, vente, etc.)

Réconcilier les collaborateurs et l’entreprise

Une Digital workplace est un mode de travail dynamique, innovant et stimulant. Mais le décréter ne suffit pas. Les employés boudent les outils collaboratifs lorsqu’ils perçoivent leur utilisation comme une finalité et non comme un moyen. Il s’agit donc d’aborder le changement par les usages et non par les outils. Par exemple, démontrer qu’une communication axée autour de l’échange d’e-mails est chronophage et facteur de risque d’oubli.

A contrario l’introduction d’outils de communication différenciés en fonction du contenu et de l’intention prévient les goulots d’étranglement et le sentiment de surcharge mentale face à une avalanche de mails. Les nouvelles concernant l’entreprise peuvent faire l’objet d’articles éditoriaux, les fonctionnalités de gestion électronique permettent l’archivage et la consultation des documents de travail, la FAQ collaborative recense les réponses aux questions les plus fréquemment posées, l’outil de gestion de projets et l’agenda partagé permettent de se projeter avec efficacité.

Les outils de partage, de stockage des fichiers et de suivi des tâches collaboratives sont nombreux. S’ils concourent à attirer les digital native ils doivent avant tout répondre à des critères d’utilisabilité pour chaque entreprise. Multiplier sans réflexion stratégique les canaux risque de conduire à des échanges anarchiques contre-productifs. En termes de solutions de collaboration, la bonne mesure a une incidence sur le bien-être des collaborateurs et par suite, sur leur productivité.

Sensibiliser à la cybersécurité

Les entreprises doivent faire de la cybersécurité une priorité. L’étude « When the world stayed at home » de la société Tanium révèle que 90 % des dirigeants ont constaté une hausse des cyberattaques depuis le début de la pandémie. Or, de par son accessibilité étendue, la digital workplace expose l’entreprise à de nouveaux risques. Une plateforme collaborative doit donc être sécurisée.

Pour garantir la protection des données, en tant qu’experts informatiques, nous proposons chez COWIGO plusieurs solutions : utiliser un réseau privé virtuel (VPN), choisir un hébergeur français ou européen pour ses données, chiffrer les données de l’entreprise et conditionner leur accès à l’authentification de l’utilisateur.

La qualité d’une digital workplace se mesure à son utilité pour les collaborateurs. Evaluer et analyser la façon dont ces derniers s’approprient l’espace de travail numérique est donc indispensable. La mise en place d’indicateurs (KPI) permettra de déterminer et de justifier les ajustements nécessaires à une utilisation optimale de la plateforme.

À propos de l’auteur·e

Farid Benttehamy

Business Manager

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